Instrueren

[wp_ad_camp_1]

Kernbegrip bij deze stijl is ‘De kracht van duidelijkheid’.
De stijl instrueren is effectief in situaties waarin het uit te voeren werk centraal staat en de bekwaamheid van de medewerker om de taak uit te voeren laag is. De leidinggevende bepaalt waar, wanneer, hoe en waarmee het werk moet gebeuren. Hij geeft instructies voor de uitvoering van het werk of verstrekt nauwkeurig omschreven opdrachten. Dit geldt ook als hij controle uitoefent op de juiste en tijdige uitvoering van opdrachten of voorschriften.
De medewerker luistert en stelt vragen. De leidinggevende controleert vervolgens of de instructies goed zijn overgekomen, waarna de medewerker aan het werk gaat. Op enig moment controleert de leidinggevende het werk: is er voldoende voortgang, wordt het werk op de juiste wijze uitgevoerd en is het op tijd klaar?

Effectief gedrag van de leidinggevende bij de stijl instrueren bestaat uit:

  • instructies geven;
  • (achtergronden) uitleggen;
  • controleren;
  • corrigeren.

Je kunt deze stijl van leidinggeven bij jezelf en anderen herkennen. Je constateert dan dat sprake is van veel sturing en weinig ondersteuning. Bij (nieuwe) medewerkers inwerken, bij mensen die voor de eerste keer bepaald werk uitvoeren of wanneer correctief ingrijpen vereist is, is deze stijl van leidinggeven effectief.

Bij de instructie is het de bedoeling dat de medewerker leert welke handelingen verricht moeten worden en waarom het werk of de opdracht op een specifiek (door jou) voorgeschreven wijze wordt uitgevoerd en niet anders.
Bereid je voor door je het volgende af te vragen:

  • Wat moet de medewerker leren en begrijpen?
  • Hoe ga ik het aanpakken?

Instrueer de medewerker als volgt:

  • Kies de juiste plaats en het juiste moment.
  • Leg het doel en belang van de opdracht uit.
  • Houd de juiste volgorde van handelingen aan.
  • Geef de instructies van geheel (hoofdlijnen) naar detail.
  • Geef voorbeelden.
  • Laat de medewerker meedoen of voordoen, herhalen. Herstel fouten rustig.

Pas op voor de volgende valkuilen:

  • Je doet het even tussendoor zonder goede voorbereiding.
  • Je houdt geen rekening met de persoon aan wie je leiding geeft.
  • Je laat je tijdens het instrueren storen door derden.
  • Het tempo ligt te hoog.
  • Je vraagt de medewerker niet of je duidelijk bent geweest.
  • Je vraagt de medewerker niet wat hij heeft begrepen.
  • Je vraagt de medewerker niet te herhalen wat je zojuist demonstreerde.

[wp_ad_camp_1]

Bij de stijl instrueren hoort ook controleren. Dat kan zowel direct na de instructie als enige tijd later. Je controleert correct op de volgende wijze:

  • Attendeer de medewerker op de controle, vertel hoe (en wat) je gaat controlerenof jouw instructies duidelijk zijn overgekomen.
  • Vraag naar problemen of onzekerheden en bijzonderheden.
  • Zeg wat je opvalt: behandel eerst wat goed gaat en daarna de verbeterpunten.
  • Vraag om een reactie.
  • Maak afspraken over de verdere voortgang en een eventuele volgende controle.
  •  Herhaal zo nodig (delen van) de instructie.

Controleren heeft voor velen een negatieve bijklank. Benadruk daarom de positieve kanten van jouw controle en pas op voor de volgendevalkuilen:

  • Controleren bij afwezigheid van de betrokkene.
  • Te weinig of juist te veel of te vaak controleren.
  • Het werk afkeuren zonder verdere toelichting op watnormaal of goed zou zijn.
  • Controleren zonder een vooraf bekende norm (zoals eis, werktekening, plannen,bestek).
  • Zaken controleren die niet tot de opdracht (of het werk) behoren (ofwel: bemoei je niet met zaken die jou niets aangaan).

Ook in situaties waarin de medewerker ongewenst of fout gedrag vertoont, kan de stijl instructie effectief zijn. Je corrigeert de medewerker op de volgende wijze:

  • Vertel de medewerker wat jou is opgevallen en waarom de juiste uitvoering van het werk zo belangrijk is.
  • Toon begrip.
  • Vraag de medewerker waarom een bepaalde situatie is ontstaan.
  • Bereik instemming met de gewenste verbetering.
  • Spreek jouw vertrouwen uit in de bereidheid van de medewerker.
  • Maak een afspraak voor een vervolg hiervan.

Een goede insteek voor correctief leiderschap is “hard” op de feiten en “zacht” in de omgang. Hiermee bedoelen we dat je de feiten en argumenten duidelijk en onomwonden mag brengen, maar dat je oog blijft houden voor de persoon die voor
jou zit.

Pas op voor de volgende valkuilen:

  • Je wordt kwaad en vaart uit tegen de medewerker.
  • Je somt alleen minpunten op, dat werkt demotiverend.
  • Je komt niet met feiten, alleen met meningen.
  • Je geeft de medewerker geen kans de situatie te verklaren.
  • Je formuleert geen duidelijke eis waaraan de medewerker zich zou moeten houden.
  • Je draagt een oplossing aan die de medewerker niet kan realiseren (door gebrek aan opleiding of ervaring).
  • Je geeft bij verbetering geen positieve aandacht aan de medewerker.
  • Je valt jouw medewerker af in het bijzijn van anderen (bijvoorbeeld klanten of collega’s).

Als deze stijl jouw voorkeurstijl is, kan dat een risico met zich meebrengen. Het volgende voorbeeld illustreert de mogelijke negatieve gevolgen van het altijd (onbewust) toepassen van een voorkeurstijl, waardoor afhankelijkheid, demotivatie, lage betrokkenheid en lage productiviteit kunnen ontstaan.
Een leidinggevende die voortdurend opdrachten geeft, weinig persoonlijke aandacht schenkt en bij elk probleem direct de oplossing aandraagt, krijgt medewerkers die wel hard werken, maar weinig zelfstandig zijn en weinig ideeën en suggesties aandragen. De leidinggevende vult die functie voor hen in. Hij krijgt het gevoel dat hij er altijd moet zijn, want zonder leiding of supervisie loopt het niet. De medewerkers krijgen het gevoel dat ze er alleen maar zijn om te werken. Naar hen wordt niet echt geluisterd; de motivatie en betrokkenheid nemen af of liggen op een relatief laag niveau. Op het moment dat deze leidinggevende minder tijd kan besteden aan de medewerkers omdat hij zijn aandachtmeer op organisatorische zaken moet richten, komt hij in de problemen; hij heeft zijn medewerkers immers niet geleerd zelfstandig te werken.

[wp_ad_camp_1]

Plaats een reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.