De Manager als informatieschakel
Communicatie binnen het bedrijf
Een manager vormt een belangrijke schakel in de communicatie. Hij moet de kunst verstaan op de juiste wijze informatie te verkrijgen en te verschaffen aan anderen. De voorbereiding en uitvoering van gesprekken en presentaties moet u, vooral in moeilijke situaties (klachtenbehandeling en twistgesprekken), doelmatig uitvoeren. Daarbij levert de nabeschouwing het gewenste leereffect op voor de manager.
Wat u in tweegesprekken leert, kunt u weer gebruiken bij de planning en uitvoering van managementvergaderingen. Via convocatie, agenda en verslaglegging organiseert de manager zijn vergaderingen, die hij verder beheerst door zich aan passende gedragsregels te houden. De manager moet daarbij zelf doelmatig mondeling rapporteren en waar nodig ook goede, schriftelijke rapportage verzorgen. Beide rapportages zijn regelmatig nodig, als u uw team goed wilt laten functioneren; zowel binnen als buiten de onderneming. De mondelinge en schriftelijke rapportage staan in
dit deel centraal.
Communicatie
Communiceren doen we voortdurend. Door te praten, te schrijven en door het gebruiken van ons hele lichaam. Zo maken we de ander duidelijk wat we willen. Com-municatie houdt in dat mensen elkaar wederzijds beïnvloeden doordat zij op de een of andere manier boodschappen uitzenden en ontvangen. Bij het leidinggeven aan medewerkers speelt communicatie een doorslaggevenderol.
Communiceren kan op verschillende manieren gebeuren:
- mondeling; door, bijvoorbeeld een ‘face to face’ gesprek,
- schriftelijk; door, bijvoorbeeld een nota,
- telefonisch; door, bijvoorbeeld een acquisitiegesprek,
- door handelingen; door, bijvoorbeeld het sturen vanpresentjes als je iemand aar-dig vindt of door de ramen van je buren in te gooien als je hen iets minder aardig vindt,
- (gezichts)uitdrukkingen; door je wenkbrauwen te fronsen als je het niet helemaal begrijpt,
- door gebaren; denk aan de opgewonden armbewegingen van iemand die enthousiast is.
Bij elk van deze manieren stuurt de één een boodschap naar de ander die vervolgens daarop reageert met het zenden van een nieuwe boodschap, enzovoorts. Communicatie is een voortdurend proces van actie en reactie. Uitgangspunt bij communicatie is dat er geen mislukking mogelijk is; alleen maar terugkoppeling of feedback. Door een boodschap te zenden, roept u een bepaalde reactie op. Het gaat om die reactie, niet om de boodschap. Wat leert u van de reactie van de ander en wat kunt u er ver-volgens mee? De betekenis van uw communicatie is dereactie die uw wijze van
communiceren oproept.
Bij communicatie is geen mislukking mogelijk, alleen maar feedback. Zelfs als u niets zegt, communiceert u en zegt dat dus heel veel. Het is onmogelijk om niet te communiceren.